10 errores de facturación que te pueden costar caro (y cómo evitarlos)

Un error en una factura puede parecer menor, pero las consecuencias van desde tener que cancelar y reemitir hasta multas del SAT. Estos son los 10 errores más comunes que vemos en facturación y cómo evitarlos.

1. RFC incorrecto o inexistente

El problema: Capturas mal el RFC del cliente o usas uno que no existe en el SAT.

Consecuencia: La factura no es válida. Tu cliente no puede deducirla y tendrás que cancelar.

Solución: Siempre valida el RFC contra el SAT antes de emitir. gigstack hace esta validación automáticamente y te alerta si hay errores.

2. Nombre o razón social que no coincide

El problema: El nombre fiscal debe ser EXACTAMENTE como aparece en la constancia de situación fiscal. "Juan Pérez García" no es igual a "Juan Perez Garcia" (sin acentos).

Consecuencia: El SAT puede rechazar la factura o marcarla como inconsistente.

Solución: Pide a tus clientes su constancia de situación fiscal actualizada. gigstack valida que el nombre coincida con los registros del SAT.

3. Régimen fiscal incorrecto

El problema: Pones un régimen fiscal que no corresponde al RFC del cliente.

Consecuencia: Factura inválida que debe cancelarse.

Solución: El régimen fiscal viene en la constancia de situación fiscal. Si tu cliente tiene varios regímenes, debe indicarte cuál usar para esa factura específica.

4. Uso de CFDI incorrecto

El problema: Seleccionas "Gastos en general" cuando debería ser "Adquisición de mercancías" o viceversa.

Consecuencia: Tu cliente puede tener problemas para deducir el gasto correctamente.

Solución: Pregunta a tu cliente para qué usará la factura:

• G01: Adquisición de mercancías
• G03: Gastos en general
• I01: Construcciones
• I02: Mobiliario y equipo de oficina
• P01: Por definir (cuando no sabe)

5. Método de pago incorrecto

El problema: Confundir PUE (Pago en Una sola Exhibición) con PPD (Pago en Parcialidades o Diferido).

Consecuencia: Si pones PUE y el cliente paga después o en parcialidades, tienes problemas de trazabilidad fiscal.

Solución:

• PUE: Cuando te pagan en el momento o antes de emitir la factura
• PPD: Cuando te pagarán después. Requiere emitir complemento de pago cuando recibas el dinero

6. Forma de pago que no corresponde

El problema: Poner "Efectivo" cuando te pagaron con transferencia, o "Tarjeta de crédito" cuando fue débito.

Consecuencia: Inconsistencias que el SAT puede detectar al cruzar información bancaria.

Solución: Usa la forma de pago exacta:

• 01: Efectivo
• 03: Transferencia electrónica
• 04: Tarjeta de crédito
• 28: Tarjeta de débito
• 99: Por definir (solo con PPD)

7. No emitir complemento de pago

El problema: Emites factura con PPD, recibes el pago, y nunca generas el complemento de pago.

Consecuencia: La operación queda incompleta ante el SAT. Puede haber multas y tu cliente no puede comprobar que pagó.

Solución: gigstack te recuerda automáticamente las facturas PPD pendientes de complemento y te permite emitirlo en segundos.

8. Código postal fiscal incorrecto

El problema: Pones el código postal de las oficinas del cliente en lugar de su domicilio fiscal registrado ante el SAT.

Consecuencia: Factura que puede ser rechazada o cuestionada.

Solución: El código postal debe ser el que aparece en la constancia de situación fiscal, no donde físicamente está el cliente.

9. Clave de producto o servicio incorrecta

El problema: Usar una clave genérica o incorrecta del catálogo del SAT para describir tu producto o servicio.

Consecuencia: Puede afectar la deducibilidad y generar inconsistencias en las revisiones del SAT.

Solución: Busca la clave más específica que describa tu producto. Por ejemplo, no uses "Servicios" genérico si vendes "Servicios de diseño gráfico" que tiene su propia clave.

10. Olvidar las retenciones

El problema: Cuando facturas a una persona moral siendo profesionista, debes incluir retenciones de ISR e IVA. Olvidarlas es un error grave.

Consecuencia: La factura no refleja correctamente la operación fiscal. Tu cliente tendría problemas para reportar las retenciones.

Solución: gigstack detecta automáticamente cuándo aplicar retenciones basándose en tu régimen fiscal y el tipo de cliente.

Cómo gigstack previene estos errores

gigstack tiene validaciones integradas que previenen la mayoría de estos errores:

• Validación de RFC en tiempo real: Verifica con el SAT antes de emitir
• Validación de nombre fiscal: Confirma que coincida exactamente
• Validación de régimen: Solo muestra regímenes válidos para ese RFC
• Cálculo automático de retenciones: Según tu régimen y tipo de cliente
• Recordatorios de complementos: Te avisa de facturas PPD pendientes
• Claves de producto sugeridas: Basadas en tu historial de facturación

Qué hacer si ya cometiste un error

Si ya emitiste una factura con errores:

1. Cancela lo antes posible: Dentro de 24 horas no necesitas aceptación del receptor
2. Usa el motivo correcto: "01 - Errores con relación" si vas a emitir reemplazo
3. Emite la factura correcta: Relacionándola con la cancelada
4. Notifica a tu cliente: Para que tenga la factura correcta

Conclusión

Los errores de facturación son comunes pero evitables. La mayoría ocurren por no validar datos antes de emitir o por desconocer las reglas del SAT. Con herramientas que validan automáticamente y calculan impuestos correctamente, puedes eliminar casi todos estos errores.

Una factura bien emitida desde el inicio te ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza.