Conciliación SAT: Cómo Funciona y Por Qué Lo Necesitas | Guía Práctica 2026

Si tienes un negocio en México y emites facturas electrónicas, existe un proceso que determina si tu empresa está realmente en orden con el SAT o si hay discrepancias ocultas que podrían traducirse en una auditoría, una multa o la suspensión de tu Certificado de Sello Digital. Ese proceso se llama conciliación SAT, y en 2026 se ha convertido en uno de los controles fiscales más críticos para cualquier empresa que opere en México.

La mayoría de los emprendedores escucha el término y lo asocia únicamente con el cierre contable mensual. Pero la conciliación SAT va mucho más allá de cuadrar números en una hoja de cálculo. Es la verificación sistemática de que cada peso que entra y sale de tu empresa tiene un comprobante fiscal válido que lo respalda, y que esos comprobantes coinciden con lo que el SAT tiene registrado en sus sistemas.

Esta guía desglosa cómo funciona el proceso, por qué importa más que nunca en 2026, qué errores comunes destruyen semanas de trabajo contable y cómo automatizarla para que deje de ser una carga mensual.

¿Qué es la conciliación SAT y qué cruza exactamente?

La conciliación SAT es el proceso de comparar la información fiscal que tienes registrada en tu contabilidad contra los registros que el propio SAT tiene en su base de datos de CFDIs. El SAT almacena cada factura emitida en México a través de los PACs (Proveedores Autorizados de Certificación), lo que significa que tiene acceso a todos tus comprobantes fiscales, tanto los que emites como los que recibes de tus proveedores.

El proceso involucra tres flujos de información distintos. Primero, tus CFDIs de ingresos: todas las facturas que emitiste en el período, con su UUID, monto, receptor, forma de pago y estado (vigente, cancelada, con complemento pendiente). Segundo, tus CFDIs de egresos: todas las facturas que recibiste de proveedores y que estás usando para deducir gastos. Tercero, tus complementos de pago: los documentos REP que debes emitir cuando cobras facturas PPD (pago en parcialidades o diferido).

La conciliación cruza estos tres flujos contra tus registros bancarios y contables para asegurarse de que no haya facturas emitidas sin cobro registrado, cobros sin factura correspondiente, deducciones con CFDI de proveedores en listas negras del SAT, o complementos de pago faltantes para facturas PPD ya cobradas.

En 2026, el SAT puede contrastar esta información de forma automatizada usando inteligencia artificial. Cualquier inconsistencia entre tus CFDIs timbrados y tus declaraciones mensuales de ISR e IVA activa una alerta en sus sistemas que puede derivar en una revisión electrónica o, en casos graves, en el procedimiento del artículo 49-Bis del CFF: suspensión inmediata del CSD con solo 5 días hábiles para presentar pruebas.

El problema real: por qué la conciliación manual falla

Una empresa que factura 150 operaciones al mes tiene potencialmente 150 CFDIs de ingreso, decenas de CFDIs de egreso y un número variable de complementos de pago. Cruzar todo esto manualmente contra los movimientos bancarios y las declaraciones toma entre uno y tres días de trabajo administrativo, dependiendo del volumen y la complejidad.

El proceso manual típico funciona así: el contador descarga el archivo XML de cada CFDI desde el portal del SAT o del sistema de facturación, los importa a una hoja de cálculo, los cruza contra el estado de cuenta bancario, identifica los faltantes y los errores, y genera un reporte para la declaración. Cada paso es una oportunidad de error.

Los problemas más comunes que aparecen en una conciliación manual incluyen CFDIs cancelados que no se reemitieron correctamente, complementos de pago emitidos con montos o fechas incorrectas, facturas recibidas de proveedores que después aparecen en la lista 69-B del SAT como contribuyentes con operaciones simuladas, y cobros que entraron al banco pero nunca generaron una factura porque el cliente no la solicitó. En 2026, ninguno de estos errores es inocuo. El SAT los detecta antes de que tú los encuentres.

Cómo funciona la conciliación SAT automatizada en gigstack

gigstack conecta directamente con el SAT para obtener en tiempo real el listado completo de CFDIs asociados a tu RFC, tanto los emitidos como los recibidos. Esto elimina el paso manual de descarga y captura, que es donde ocurre la mayoría de los errores.

El proceso automatizado en gigstack funciona en cuatro etapas consecutivas. En la primera etapa, la sincronización de CFDIs: gigstack consulta el servicio de descarga masiva del SAT y obtiene todos los XMLs del período, sin importar si se generaron desde gigstack o desde otro sistema de facturación. Esto es importante porque muchas empresas usan múltiples herramientas y necesitan un punto único de conciliación.

En la segunda etapa, el cruce contra cobros: gigstack compara cada CFDI de ingreso contra los pagos registrados en la plataforma, ya sea que provengan de Stripe, PayPal, Openpay, transferencias bancarias o cualquier otra fuente conectada. Cada factura queda vinculada a su cobro correspondiente o marcada como pendiente de conciliar.

En la tercera etapa, la validación de egresos: los CFDIs recibidos de proveedores se verifican contra la lista 69-B del SAT para confirmar que el emisor no es un contribuyente con operaciones simuladas. Una deducción con CFDI de un proveedor en lista negra puede ser rechazada por el SAT y generar un crédito fiscal.

En la cuarta etapa, el reporte de cierre: gigstack genera un resumen estructurado con todos los CFDIs del período, su estado de conciliación, los faltantes detectados y las acciones necesarias antes de la declaración mensual. Este reporte está listo para que el contador lo use directamente, sin trabajo adicional de preparación.

Complementos de pago: el punto ciego de la conciliación en 2026

Uno de los errores más frecuentes y más costosos que aparece en la conciliación SAT involucra los complementos de pago. Cuando emites una factura con método de pago PPD y el cliente paga días o semanas después, tienes la obligación fiscal de emitir un Comprobante de Recepción de Pagos (REP) por cada pago recibido. Sin ese REP, tu CFDI original queda técnicamente sin saldar ante el SAT.

El problema es que los complementos de pago son fáciles de olvidar, especialmente en negocios con muchos clientes o con pagos parciales frecuentes. Una empresa con 30 clientes que pagan a crédito puede acumular decenas de REPs pendientes en un solo mes sin que el equipo administrativo lo note.

En 2026, el SAT cruza los CFDIs PPD sin REP contra las declaraciones de IVA. Si declaras el IVA como cobrado pero no emitiste el REP correspondiente, hay una inconsistencia que el sistema detecta automáticamente. gigstack identifica en tiempo real todos los CFDIs PPD que tienen pagos registrados pero no tienen su REP emitido, y puede generar los complementos faltantes de forma automática o enviar una alerta al equipo para acción inmediata.

Casos de uso concretos: quién se beneficia más

La conciliación SAT automatizada impacta de forma diferente según el modelo de negocio. Para una startup SaaS con facturación recurrente mensual, el beneficio principal es la eliminación del trabajo de cruce manual al cierre de cada mes. Con decenas o cientos de suscripciones activas, cada una con su CFDI mensual, la verificación manual es inviable. gigstack cierra ese proceso en minutos.

Para una agencia o consultora que factura proyectos a crédito con pagos fraccionados, el control de complementos de pago es el beneficio central. Sin automatización, los REPs faltantes se acumulan silenciosamente hasta que el contador los descubre en la declaración trimestral, cuando ya hay varios meses de incumplimiento acumulado.

Para un e-commerce con alto volumen de transacciones, la validación de proveedores contra la lista 69-B es crítica. Las plataformas de logística, los servicios de marketing y los proveedores de tecnología cambian de situación fiscal con más frecuencia de lo que parece. Descubrir en diciembre que un proveedor con el que pagaste $300,000 en servicios durante el año está en lista negra puede invalidar un porcentaje significativo de tus deducciones.

Para cualquier empresa que enfrente una revisión electrónica del SAT en 2026, tener la conciliación al día es la diferencia entre cerrar el proceso en días o enfrentar semanas de trabajo de preparación de documentación con el contador.

Conciliación SAT y cierre fiscal mensual: la conexión directa

La conciliación SAT no es un proceso independiente: es la base sobre la que se construye cada declaración mensual de ISR e IVA. Si tu conciliación tiene huecos, tu declaración tendrá inconsistencias. Si tu declaración tiene inconsistencias, el SAT lo detecta.

En gigstack, la conciliación y el cierre fiscal están integrados en un solo flujo. Una vez que la conciliación del mes está completa, el sistema genera automáticamente los totales de IVA trasladado, IVA acreditable, retenciones y base gravable de ISR que el contador necesita para la declaración. Sin necesidad de reconstruir los números desde los XMLs descargados manualmente.

Este flujo integrado reduce el tiempo de cierre mensual de días a menos de una hora para la mayoría de las empresas que usan gigstack, y garantiza que los números declarados ante el SAT son exactamente los que respaldan los CFDIs timbrados.

Qué necesitas revisar hoy para que tu conciliación esté lista en 2026

Si nunca has hecho una conciliación SAT formal o si la llevas manualmente, hay cuatro puntos que debes verificar antes del próximo cierre. Primero, confirma que todos tus CFDIs emitidos estén descargados y registrados: el portal del SAT permite descargar el listado completo de CFDIs asociados a tu RFC en cualquier período. Si hay CFDIs timbrados que no aparecen en tu sistema de facturación, hay una brecha. Segundo, revisa el estado de todos tus CFDIs PPD: cualquier factura con método de pago PPD que ya fue cobrada y no tiene su REP emitido es un incumplimiento activo. Tercero, valida a tus proveedores recurrentes en la lista 69-B del SAT: los proveedores que aparecen en esa lista después de que les pagaste invalidan tus deducciones retroactivamente. Cuarto, cruza tus cobros bancarios contra tus CFDIs de ingreso: cualquier cobro sin CFDI correspondiente es un ingreso no declarado que el SAT puede detectar si tiene acceso a tu información bancaria, lo cual es cada vez más común en 2026 gracias a los acuerdos de intercambio de información financiera.

gigstack centraliza estos cuatro puntos en un panel único, con alertas en tiempo real para que el equipo actúe antes de que un pequeño error se convierta en un problema fiscal mayor.

Preguntas frecuentes sobre la Conciliación SAT

¿Cuánto tiempo tengo para emitir un complemento de pago después de recibir el cobro?

El SAT establece que el complemento de pago debe emitirse a más tardar el décimo día natural del mes siguiente al que se recibió el pago. Si un cliente te pagó el 15 de marzo, tienes hasta el 10 de abril para emitir el REP correspondiente. Pasado ese plazo, el incumplimiento es formal. En 2026, con la revisión automatizada de CFDIs PPD sin REP, este plazo se cumple con mayor rigurosidad que en años anteriores. gigstack puede configurarse para generar el complemento automáticamente el día en que se registra el cobro, eliminando el riesgo de vencimiento.

¿Qué sucede si descubro que un proveedor está en la lista 69-B del SAT después de haberlo deducido?

Tienes 30 días hábiles desde la publicación oficial del proveedor en la lista para presentar información ante el SAT que demuestre que la operación fue real y que tiene materialidad. Si no presentas esa documentación o el SAT no la acepta, debes presentar una declaración complementaria eliminando esas deducciones y pagar el ISR e IVA correspondiente más recargos. Por eso la validación preventiva de proveedores antes de pagar es más económica que la corrección posterior.

¿La conciliación SAT en gigstack funciona si emito facturas desde otro sistema además de gigstack?

Sí. gigstack usa el servicio de descarga masiva del SAT para obtener todos los CFDIs asociados a tu RFC, independientemente del sistema desde el que se generaron. Esto significa que si usas otro PAC para cierto tipo de facturas, gigstack igualmente las descarga y las incluye en la conciliación. El requisito es que conectes tu RFC con las credenciales del SAT para autorizar la descarga automática.

¿Con qué frecuencia debo hacer la conciliación SAT para estar protegido ante una auditoría?

La práctica óptima en 2026 es la conciliación continua, no la mensual. Hacer el cruce en tiempo real, o al menos semanalmente, permite detectar y corregir errores en caliente antes de que se acumulen. Una conciliación mensual que revela 40 complementos de pago faltantes el día 28 es una emergencia operativa. La misma detección distribuida durante el mes es una corrección rutinaria de bajo impacto. gigstack está diseñado para actualizar el estado de conciliación de forma automática conforme entran nuevos pagos y se timbran nuevos CFDIs.

¿Qué pasa si el SAT tiene registrado un CFDI que yo nunca emití?

Eso indicaría un posible uso indebido de tu RFC o de tu Certificado de Sello Digital para emitir facturas fraudulentas. Es más común de lo que parece y ocurre cuando el CSD queda comprometido. Si en tu conciliación SAT aparecen CFDIs asociados a tu RFC que tú no generaste, debes reportarlo inmediatamente al SAT, cancelar esos CFDIs y revisar la seguridad de tus credenciales. En gigstack puedes hacer esta verificación cruzando el listado de CFDIs descargados del SAT contra los emitidos en la plataforma: cualquier discrepancia es una alerta inmediata.