Delta Protect: De procesos manuales a la inteligencia de datos

El problema

Para el equipo de finanzas de Delta Protect, compuesto por el CFO, una contadora sénior y un analista, el tiempo es el recurso más valioso. Al gestionar contratos con recurrencias mensuales y diversos esquemas de pago, el mayor obstáculo era la operación manual.

El flujo de trabajo obligaba al equipo a registrar los pagos por duplicado: primero en su CRM (HubSpot) y luego en la plataforma de facturación. Este proceso manual no solo consumía horas productivas, sino que limitaba la capacidad del equipo para enfocarse en el análisis financiero estratégico.

• Doble captura de datos: Registro manual en HubSpot y luego en la plataforma de facturación.
• Pérdida de tiempo valioso: Horas dedicadas a tareas repetitivas en lugar de análisis estratégico.
• Reportes trimestrales manuales: Sin visibilidad diaria de métricas críticas como el DSO.
• Cuello de botella operativo: El proceso manual limitaba la escalabilidad del equipo.

La solución

gigstack implementó una estrategia de automatización en tres fases para transformar la operación financiera de Delta Protect:

1. Facturación recurrente automatizada: Pasar de la carga manual de datos a la emisión automatizada de CFDI para contratos recurrentes, asegurando que ninguna factura se quede atrás.

2. Dashboard de KPIs en tiempo real: Sustituir los reportes manuales trimestrales por un dashboard integrado que visualiza métricas críticas como el DSO (Días de Ventas Pendientes de Cobro) de forma diaria y automática.

3. Integración total con HubSpot: El objetivo final es la sincronización completa con su CRM. Al cerrar un trato o marcar un pago en HubSpot, gigstack crea automáticamente el cliente y el complemento de pago, reduciendo la intervención humana a cero.

Herramientas adicionales implementadas:

• Reducción de costos transaccionales: Exploración de pasarelas de pago con comisiones más bajas para mejorar márgenes operativos.
• Conciliación inteligente: Implementación de cuentas SPEI virtuales por cliente para automatizar la identificación de pagos por transferencia sin errores manuales.
• Comunicación automatizada: Recordatorios que extraen información del cliente y la factura automáticamente para acelerar la cobranza.

Los Resultados

• Eliminación de doble captura: El equipo ya no registra información manualmente en dos plataformas diferentes.
• Visibilidad financiera en tiempo real: Métricas críticas como DSO disponibles diariamente en lugar de trimestralmente.
• Equipo enfocado en análisis: El área contable pasó de ser un procesador de datos a un centro de análisis estratégico.
• Escalabilidad sin fricción: La automatización permite crecer sin aumentar la carga operativa.

gigstack no solo actúa como un emisor de facturas, sino como un aliado estratégico que proporciona la claridad operativa necesaria para escalar el negocio.

Buscamos que las herramientas del equipo de finanzas sean prácticas, amigables y eficientes para que el contador pueda dedicarse a otras cosas de mayor valor.

— Víctor Alejandro Monroy Jiménez, CFO en Delta