De procesos manuales a facturación 100% automatizada: el caso de Clivi
Resumen
Clivi, empresa emergente del sector salud privada en México, transformó sus procesos fiscales y de facturación de manuales a 100% automatizados con gigstack. En un año, lograron reducir 50% el tiempo administrativo, eliminar por completo los errores fiscales y mejorar significativamente la satisfacción de sus clientes mediante la automatización inteligente de facturas, complementos de pago y conciliación.
El Problema
Hace un año, Clivi enfrentaba un desafío crítico: sus procesos fiscales y de facturación eran completamente manuales, generando errores frecuentes que afectaban la relación con sus clientes y consumiendo tiempo valioso del equipo administrativo.
Con una cartera de clientes en constante expansión y la necesidad de cumplir rigurosamente con las regulaciones fiscales mexicanas, el equipo pasaba horas conciliando facturas y resolviendo errores que impactaban directamente la operación.
Nuestros procesos fiscales eran un dolor de cabeza. Pasábamos horas conciliando facturas y lidiando con errores que afectaban nuestra relación con los clientes, comenta el equipo de Clivi.
La búsqueda de una solución los llevó a gigstack, aunque inicialmente tenían dudas sobre la integración con sus procesos manuales y el riesgo de generar incertidumbre durante la transición.
La solución
Tras una demo personalizada con Santiago Carrancá, cofundador de gigstack, Clivi implementó una solución de automatización progresiva que transformó por completo sus operaciones fiscales.
Fase 1: Automatización básica
- Integración vía API para registrar pagos automáticamente
- Emisión automatizada de facturas de ingreso
- Sistema de recibos de auto-factura válidos hasta fin de mes
- Generación automática de facturas globales a Público en General para transacciones no facturadas
Fase 2: Automatización avanzada
A medida que Clivi creció, gigstack implementó mejoras clave:
- Complementos de pago automáticos: Emisión de facturas con forma de pago por definir seguida de complementos automáticos al confirmar el pago
- Conciliación automática: Eliminación de errores humanos y reducción del tiempo de procesamiento
- Reportes fiscales personalizados: Información clara en tiempo real para la toma de decisiones
- Capacitaciones específicas: Para maximizar el aprovechamiento de todas las funcionalidades
Retos técnicos superados:
- Escalabilidad de la API: Ajustes para manejar el incremento de volumen sin comprometer estabilidad
- Race conditions: Implementación de delays estratégicos entre llamadas para garantizar consistencia de datos en procesos simultáneos
La implementación fue sorprendentemente rápida y el soporte del equipo de gigstack hizo toda la diferencia. Ahora, todo nuestro flujo de facturación está automatizado, afirma el equipo de Clivi.
Los resultados
Impacto inmediato y medible:
- 50% de ahorro en tiempo administrativo El equipo ahora se enfoca en actividades estratégicas en lugar de procesos manuales repetitivos
- Cero errores fiscales La automatización eliminó por completo los problemas que afectaban la relación con clientes
- Incremento en satisfacción del cliente Procesos más rápidos y precisos fortalecieron la confianza
Transformación operativa:
- Eliminación total de intervención manual en facturación
- Procesos fiscales escalables para crecimiento internacional
- Flujos optimizados que benefician ahora a otros clientes de gigstack con necesidades similares
gigstack no solo resuelve nuestros problemas actuales, sino que nos prepara para el futuro. Si estás buscando una solución que transforme tu facturación, no busques más, concluye el equipo de Clivi.
